FORMATO DO EVENTO E CRITÉRIOS DE PARTICIPAÇÃO
A Convenção de Franqueados deste ano será realizada, de forma presencial, no Costão do Santinho Resort, em Florianópolis, Santa Catarina.
2. Quem são os participantes da rede?
O público da rede elegível ao evento inclui Franqueados, Sucessores (homologados e em processo de formação) e Operadores homologados, conforme a quantidade de vagas por clube:
- CPs Íris: 5 vagas
- CPs Âmbar: 4 vagas
- CPs Musk: 3 vagas
- CPs Sândalo: 2 vagas
- CPs Patchouli: 2 vagas
O convite é direcionado, sem exceção, à alta liderança do Grupo Boticário. Já aos demais cargos, a participação é analisada, caso a caso, e aprovada pela alta liderança de franquias, sendo justificada quando a pessoa tem atuação direta no evento. Exemplos são os de pessoas que estão à frente de conteúdos, no papel de apresentadores ou como apoio dos apresentadores. Da mesma forma, a presença é liberada a quem vai atuar em estandes institucionais e espaços de produto. Além disso, a inscrição é permitida às pessoas que fazem parte do time que atua diretamente na organização do evento (produção e conteúdo), assim como aos colaboradores recrutados como voluntários.
A quantidade de participantes por área foi definida com base no histórico dos eventos. A escolha do colaborador é feita pelo focal da Diretoria, alinhado com os diretores executivos.
A data e o horário ideais para a sua chegada dependem do papel que você vai desempenhar durante o evento e do início de sua primeira agenda de trabalho.
Na tabela a seguir, incluímos a orientação geral para cada papel na Convenção:
ÁREA DE ATUAÇÃO | DATA CHEGADA | HORÁRIO DE CHEGADA NO HOTEL |
SQUAD EVENTOS | 16/08 – SÁBADO | 15:00 |
VOLUNTÁRIOS | 17/08 – DOMINGO | 12:00 |
SPEAKER / APOIO* | 17 e 18/08 (conforme ensaios) | 09h / 15h |
ATIVAÇÕES INSTITUCIONAIS | 18/08 – SEGUNDA-FEIRA | 12:00 |
ESPAÇOS DE COMPETÊNCIA | 18/08 – SEGUNDA-FEIRA | 12:00 |
ESPAÇOS DE EXPERIÊNCIA/ ATIVAÇÕES | 18/08-SEGUNDA-FEIRA | 12:00 |
DEMAIS PARTICIPANTES GB (RELACIONAMENTO) | 18/08- SEGUNDA-FEIRA | 15:00 |
O transfer do aeroporto até o Resort Costão do Santinho tem duração de 50 Km/1 hora.
Para qualquer dos casos acima, verifique, sempre, se a sua região tem malha aérea restrita. Se for o caso, programe com a Globalis a sua chegada antecipada ou a prorrogação do seu retorno. (ver resposta 17).
Sim. Da mesma forma que os franqueados não elegíveis para participar do evento presencialmente, o time da indústria também poderá acompanhar o evento pela transmissão simultânea dos principais conteúdos, via plataforma www.encontrodefranqueados.com.br.
INSCRIÇÃO E COMPRA DE PACOTES
Você tem até 11 de Julho para acessar o site de inscrição do evento, selecionar “compre o pacote”, e clicar em “Convidado GB”.
Depois, insira seu e-mail GB – ele é a chave de acesso para o controle de elegíveis à participação no evento.
Na hora de cadastrar, preencha todos os campos com seus dados pessoais e os dados de necessidade de logística individual, incluindo dados de faturamento da sua área como razão social, CNPJ e CC.
E atenção: não serão abertas exceções após a data limite.
Por isso, programe-se e faça já a sua solicitação de inscrição.
- Hospedagem Individual ou Dupla;
- Transporte de chegada ao hotel a partir do Aeroporto de Florianópolis;
- Transporte de retorno ao aeroporto de Florianópolis;
- Alimentação e bebida com sistema all inclusive;
- Taxas administrativas.
- Transporte de ida da sua casa até o aeroporto de origem
- Transporte de volta do aeroporto de destino até sua casa
Para ambos os casos acima, você deve usar o tipo de deslocamento usual indicado na política de viagens do Grupo Boticário.
- Bebidas e lanches disponíveis (à venda) nos apartamentos, assim como serviços de lavanderia, passadoria, SPA, serviço de quarto e demais itens e facilidades disponibilizados pelo hotel – em caso de adesão a qualquer uma dessas opções, haverá cobrança à parte realizada diretamente pelo hotel e as despesas correspondentes devem ser arcadas por você, sem direito a reembolso
- Bebidas alcoólicas (a exceção fica por conta de jantares e de eventuais celebrações em que elas fizerem parte do cardápio servido para o público em geral)
- Demais consumos fora da programação oficial do evento e nas noites livres.
O faturamento de todas as despesas (aéreo, hospedagem, transfer e alimentação) será direcionado a cada área. Por isso, é obrigatório o preenchimento de dados de faturamento como razão social, CNPJ e CC de sua área. (ver resposta 6).
A exceção é para integrantes do squad de eventos (conteúdo e produção) e para voluntários, cujas despesas são computadas e pagas por meio do orçamento do evento.
As únicas exceções se aplicam em caso de malha aérea restrita. Para os demais casos, as passagens aéreas para o evento devem ser adquiridas via Globalis, fornecedor homologado pelo Grupo Boticário para realizar toda a logística da Convenção através do Portal de Eventos. Quanto à data e horário da sua chegada e retorno, deverão ser programados pela agência, de acordo com o papel que você desempenha (ver resposta 4).
Ressaltamos que todas as solicitações devem ser feitas dentro do prazo máximo, 11 de Julho, sem exceção.
Não. A lista da recepção terá apenas os nomes dos participantes da indústria aprovados pela alta liderança e que confirmaram a inscrição dentro do prazo pré-determinado por meio do site . Esse site está sob a gestão da Globalis, agência de turismo oficial e homologada pelo Grupo Boticário para a realização da logística do evento.
Esse procedimento tem o objetivo de planejar o evento de maneira a garantir integração e qualidade de experiência a todos os participantes. Por isso, não será possível realizar inscrições fora desse prazo e nem diretamente no local do evento.
Se houver justificativa que impeça o seu deslocamento (ex.: atestado médico) e a substituição por outro colaborador for autorizada pelo seu superior direto, ela será possível, porém, será necessário emitir uma nova passagem aérea de ida e volta. Essa despesa também será paga pela sua área.
Nesse caso, entre em contato com a Globalis para informar a alteração.
Já em caso de férias durante o período da Convenção, é preciso comunicar o gestor imediato e o time que organiza o evento com a máxima antecedência possível, para que outro colaborador possa ocupar a vaga e fazer a solicitação de viagem até a data máxima de 11 de Julho.
Para evitar contratempos, nossa recomendação é que você avalie, antecipadamente, se o seu período de férias não coincide com o de realização do evento. Se isso acontecer, informe o seu gestor e peça que indique outro colaborador para substituir você nas atividades do fórum.
HOSPEDAGEM
A hospedagem de colaboradores GB com participação autorizada está prevista no mesmo hotel do evento. A divisão está sendo feita pelo time de Eventos e o seu local de hospedagem será confirmado no momento do envio da carta voucher.
A categoria de hospedagem DUPLA está direcionada aos colaboradores que ocupam posições até gerência sênior.
Posições a partir de Diretor não terão a funcionalidade de indicação de acompanhante de quarto apta, por estarem com a hospedagem pré-definida em acomodação na categoria INDIVIDUAL.
Não. A hospedagem deve ser feita apenas no hotel do evento, Assim, evitamos custos de deslocamento e, principalmente, garantimos que você viva a experiência completa da Convenção.
Não. A Convenção de Franqueados possui uma quantidade limitada de vagas para participação presencial de elegíveis.
Sim. Se você está credenciado para participar de todos os dias do evento, sua hospedagem também está inclusa no pacote.
AÉREO E TRANSPORTE TERRESTRE
A compra das passagens aéreas deverá ser feita pela agência Globalis, parceira oficial na realização da logística do evento. Essa concentração de compra em um único fornecedor facilita a organização de transfer, além de outras necessidades logísticas. A estratégia ainda otimiza o custo para o Grupo Boticário.
A nossa recomendação é que você compre as passagens via Globalis, agência oficial e homologada pelo Grupo Boticário para a realização da logística do evento no portal de eventos. Isso porque a agência fará todo o controle e administração de participações, assim como a organização de transfer e outras necessidades logísticas. Além disso, a estratégia otimiza os custos para o Grupo Boticário.
Considere sua chegada e partida dentro do prazo previsto, de acordo com o papel que você desempenha no evento.
Caso compre sua passagem sem auxílio da Globalis o que não é o indicado, mas queira usufruir do transfer em um dos locais citados, por favor, informe a agência para que seu nome seja inserido na lista de passageiros, através do número 11 91602.8753 (WhatsApp) ou e-mail convencaofranqueados@globalis.com.br.
Fique atento aos seus horários de embarque (ida e volta) e prazo máximo para a realização do check-in. Faça duas horas antes ou, no mínimo, com uma hora de antecedência.
Lembre-se de que o horário de check-in pode variar, dependendo da companhia aérea e, também, do procedimento feito diretamente no guichê da empresa (aeroporto) ou no site/aplicativo da companhia.
Em alguns casos, ele pode ficar aberto até 40 minutos antes do horário do voo quando feito presencialmente, no guichê, e encerrar 50 minutos antes para quem quiser fazer virtualmente pelo site/aplicativo da companhia aérea.
Programe-se para sair de casa levando em consideração contratempos que possam surgir no caminho, como excesso de tráfego de carros, congestionamentos, disponibilidade de táxis e carros de aplicativos etc.
Repita esses cuidados no seu check-out e saída do hotel para o aeroporto, na data de retorno.
Aos participantes do GB que vierem de regiões com restrita malha aérea, será liberada a antecipação da chegada e hospedagem, em relação à data e horário previstos, de acordo com o papel a ser desempenhado no evento.
Todas as despesas relacionadas a este período de prolongamento deverão ser pagas pela área e autorizadas pelo superior imediato do participante. A exceção é para integrantes do squad e voluntários, cujas despesas são computadas e pagas por meio do orçamento do evento.
Para colaboradores de Curitiba e região, teremos transfer rodoviário, com duas saídas do escritório em dias distintos e retorno no dia 22/08.
Sim. Basta selecionar a opção de despacho de bagagem no momento de compra do aéreo. A orientação vale tanto para compras efetuadas via Globalis, quanto diretamente pelos participantes elegíveis.
Neste caso, o colaborador deve solicitar via UBER, no seu cadastro do GB, e o valor cobrado será debitado direto do centro de custo da área.
É possível se deslocar com seu carro próprio. O hotel oferece estacionamento no valor de R$ 40.
O QUE VESTIR
Desde a Convenção de Franqueados 2023, adotamos uma nova atitude inspirada tanto no consumo consciente, quanto na diversidade que preza pela liberdade de estilos. Por isso, desde então, não teremos camisetas nos eventos.
Em linhas gerais, as agendas da Convenção equivalem a reuniões de trabalho. Por isso, sugerimos que você inclua na mala roupas e calçados confortáveis e compatíveis com esse tipo de compromisso corporativo e, ainda, adequados às previsões de tempo e temperatura em Florianópolis. Lembre-se de consultar a previsão do tempo na hora de arrumar a sua mala. Para facilitar, teremos essa previsão, inclusive, em nosso aplicativo.
Importante: mesmo que a previsão indique temperaturas quentes durante o período do evento, sugerimos, sempre, que você leve opções de roupas para viradas de tempo inesperadas e para se proteger do frio do ar-condicionado na plenária.
O mesmo vale para o caso de previsão de temperaturas baixas. Ou seja, ainda que você traga na mala roupas mais quentes, tenha sempre à mão alternativas leves para o caso do tempo esquentar.
Todos os participantes da indústria, independentemente do papel que irão desempenhar no evento, são considerados anfitriões. Cada um de nós tem como missão tornar esse momento especial aos representantes dos CPs. É importante lembrar que a Convenção é a nossa grande oportunidade anual de reunir toda a rede e de praticar o olho no olho com as franquias, estreitar o relacionamento com elas, reconhecer e celebrar a excelência na operação.
Portanto, esse é o momento em que contamos com você para encantar esse nosso cliente tão importante e estratégico, levando conteúdos relevantes em primeira mão, prestando atendimento cordial e de qualidade nos estandes de atendimento institucional, apoiando e orientando nas salas de cocriação, e engajando para que esse público continue exercendo o protagonismo no nosso ecossistema de beleza e inspirando toda a rede.
Você já pode acessar a matriz de conteúdo e ter a visão geral dos temas, responsáveis pelas apresentações e horários (sujeito a ajustes).
Também agendaremos alguns checkpoints com o time interno para atualização de status do projeto e para dar visibilidade à programação geral, orientando você no papel que irá desempenhar.
Fique atento aos canais oficiais no slack para receber atualizações e se informar sobre essas agendas.
E a @NataliaPereira da Globalis está disponível para quaisquer dúvidas.
Lembrando que os canais são:
#eventos-franquias-indicacao-convidados
eventos-franquias-construcao-times
#eventos-franquias-construcao-categorias
#eventos-franquias-comercial dúvidas e pedidos de franqueados)
#eventos-franquias-apresentações (para fluxo de conteúdo)
O kit de boas-vindas será entregue, exclusivamente, aos representantes dos CPs, assim como os demais brindes.
Lembramos que o nosso objetivo é encantar o franqueado e demonstrar os apelos comerciais dos lançamentos, a fim de garantir o sucesso do nosso sell in. Por isso, de maneira geral, os itens são confeccionados sob demanda – já que ainda não entraram em escala industrial –, de acordo com o número de franquias.
Sim. Os conteúdos estratégicos de plenária ficarão hospedados na plataforma: www.encontrodefranqueados.com.br